Recepção

A recepção dos estudantes na Europa efectua-se em Poitiers onde se desenvolvem as primeiras etapas do processo. Eles são recebidos pela equipa de Poitiers que os ajudam em todas as diligências. Esta equipe é coordenada pelo responsável operacional consórcio, que coordena os diferentes serviços implicados a começar com o departamento de relações internacionais e o seu gabinete de recepção aos estudantes estrangeiros.

Além disso, representantes de outras universidades do consórcio são apresentados para preparar com os estudantes os documentos necessários e as medidas a tomar para a sua mobilidade subsequentes. Procedimentos semelhantes são replicados à chegada dos alunos em cada nova etapa da sua mobilidade.

O acolhimento dos professores universitários tem lugar onde a missão começa, Poitiers, Lisboa ou Madrid pelo responsável operacional da universidade de acolhimento.

Visto

Após a selecção, todos os documentos exigidos pelos serviços consulares são dirigidas aos estudantes ou às universidades. São fornecidos conselhos aos estudantes sobre os pedidos que lhes são feitos pelos serviços de migração (distinguindo o país de origem) e um contacto é feito com os consulados em causa.

Após a sua chegada na Europa, os estudantes são apoiados pelo departamento de relações internacionais da Universidade de Poitiers, que, em parceria com o Ministério do Interior (Préfecture de la Vienne) e o OFII (Office français de l’immigration et de l’Intégration), inicia o processo de solicitação de autorizações de residência, se necessário.

Alojamento

Como cada semestre é organizado por uma das universidades do consórcio, o programa EuroMIME necessita de uma mobilidade por parte dos estudantes. Na medida do possível, o consório participa na busca de alojamentos para os estudantes.

Em Poitiers, as estadias de longa duração são fornecidas pela combinação de serviços dedicados ao alojamento estudantil (cité internationale Michel Foucault et cité Rabelais gérée par le CROUS) e por catálogos de alojamento privado geridos pelos serviços das três universidades.

As mobilidades curto duração (participação no simpósio Semime em Lisboa, universidade europeia de verão da Universidade de Poitiers e o Congresso da UNED em Madrid), cuja duração varia entre uma a duas semanas, podem ser feitas reservas para grupos em reservas privadas ou publicas de modo a obter o melhor serviço ao melhor preço sem consumir tempo de trabalho dos alunos.

O alojamento dos professores universitários é inteiramente organizado pelo consórcio (hotéis de categorias diferentes em Lisboa e Madrid, hotéis de gama diferente e alojamentos universitários dedicados professores/investigadores convidados para Poitiers). Para estadias superiores a uma semana, as soluções para aluguer de apartamentos também estão disponíveis.

Seguro

O consórcio contractou um seguro para cada aluno que cobre despesas médicas desde que deixou seu país de origem até o seu retorno. Este seguro é suficiente para responder às exigências relativas aos procedimentos de imigração nos três países do Consórcio. No entanto, o seguro proposto não cobre todos os gastos médicos: por exemplo, as doenças contraídas antes da contratação do mesmo não estão cobertas. O seguro ACE pode ser complementado por seguros locais pelos estudantes que assim o desejarem (bastante recomendado). Ela pode ser completo por seguros locais caso os estudantes que desejem (altamente recomendado).

Na França, por exemplo, é recomendado aos estudantes de menos de 28 anos de se inscrever em um seguro (Segurança Social dos estudantes) que completa o seguro ACE com um baixo custo.