Accueil

L’accueil des étudiants en Europe s’effectue à Poitiers où se déroulent les premières étapes du parcours des étudiants. Ils sont accueillis à Poitiers par l‘équipe poitevine qui les assiste dans toutes leurs démarches. Cette équipe est coordonnée par la responsable opérationnelle du consortium qui coordonne les différents services impliqués à commencer par le service des relations internationales et son bureau d’accueil des étudiants étrangers.

De plus, des représentants des autres universités du consortium sont présents pour préparer avec les étudiants les documents à fournir et les démarches à entreprendre pour leurs mobilités ultérieures. Des procédures analogues sont répliquées à l’arrivée des étudiants dans chaque nouvelle étape de leur mobilité.

L’accueil des universitaires s’effectue là où la mission débute, à Poitiers, Lisbonne ou Madrid par le responsable opérationnel de l’université d’accueil.

Visa

Dès la sélection, toutes les pièces justificatives requises par les services consulaires sont adressées aux étudiants et aux universitaires. Des conseils sont fournis aux étudiants sur les demandes migratoires à entreprendre (distinctes selon les pays d’origine) et un contact est pris avec les consulats concernés.

Dès leur arrivée en Europe, les étudiants sont pris en charge par le service des relations internationales de l’Université de Poitiers qui, en partenariat avec les services du ministère de l’intérieur (Préfecture de la Vienne) et avec l’OFII (Office français de l’immigration et de l’Intégration), initie le processus de demande de titre de séjour, si besoin.

Logement

La mobilité complexe des étudiants nécessite une prise en charge systématique des besoins de logement des étudiants, sauf s’ils manifestent des intentions différentes.

Les séjours longs sont assurés en associant les services de logement dédiés aux étudiants (cité internationale Michel Foucault gérée par le CROUS à Poitiers, cités latino américaines à Madrid, cité universitaire de l’UTL/FMH à Lisbonne) à des catalogues d’hébergements privés gérés par les services des trois universités.

Les mobilités courtes (participation au colloque SEMIME de Lisbonne, à l’Université européenne d’été de Poitiers et au congrès de l’UNED à Madrid) dont la durée varient entre une à deux semaines, font l’objet de réservations groupées dans des cités universitaires publiques ou privées pour obtenir le meilleur service au meilleur prix sans consommer le temps de travail des étudiants à des démarches individuelles.

Le logement des universitaires est entièrement organisé par le consortium (hôtels de différentes gammes à Lisbonne et Madrid, hôtels de différentes gammes et hébergement universitaire dédiés aux enseignants-chercheurs invités à Poitiers). Pour des séjours supérieurs à une semaine, des solutions de location d’appartements sont également proposées.

Assurance

Le Consortium souscrit une assurance pour chaque étudiant qui couvre ses frais médicaux depuis leur départ de leur pays d’origine jusqu’à leur retour. Cette assurance est suffisante pour répondre aux exigences relatives aux procédures d’immigration des trois pays du Consortium. Elle peut être complétée par des assurances locales pour les étudiants qui le souhaitent (très recommandé).