Bienvenida

La recepción de los estudiantes en Europa se efectúa en Poitiers donde se llevan a cabo las primeras etapas de los cursos de los estudiantes. Ellos son recibidos por el equipo de Poitiers para  orientarlos en todas sus actividades. Este equipo está coordinado por los responsables operacionales del Consorcio que regulan los diferentes servicios implicados como el departamento de relaciones internacionales y la oficina de recepción de estudiantes extranjeros.

Además, los representantes de otras universidades en el consorcio estarán presentes para preparar a los estudiantes con los documentos requeridos y los pasos a seguir para su movilidad posterior. Procedimientos similares se replican a la llegada de los estudiantes en cada nueva etapa de su movilidad.

La bienvenida de los académicos se efectúa donde comienza cada etapa: Poitiers, Lisboa o Madrid, por el responsable operacional de la universidad de acogida.

Visa

Tras la selección, todos los documentos requeridos por los servicios consulares se enviarán  a estudiantes y académicos. Se proporcionará asesoramiento a los estudiantes sobre las solicitudes para llevar a cabo la migración (separadas por país de origen) y se hace contacto con los consulados que corresponda.

A su llegada a Europa, los estudiantes son apoyados por el departamento de relaciones internacionales de la Universidad de Poitiers que, en colaboración con el Ministerio del Interior (Prefectura de Viena) y el OFII (Oficina francés de Inmigración e Integración), inicia el proceso de solicitud de permisos de residencia, si es necesario.


Alojamiento

La movilidad compleja de los estudiantes requiere una gestión sistemática de las necesidades de alojamiento de los estudiantes, a menos que muestren intenciones diferentes.
Las estancias largas se proporcionan mediante la combinación de servicios dedicados al alojamiento para estudiantes (Ciudad Internacional Michel Foucault gestionado por la CROUS de Poitiers, los Colegios Mayores y residencias Estudiantiles en Madrid, Ciudad Universitaria de UTL / FMH en Lisboa) y los servicios de alojamiento privado gestionados por los servicios de las tres universidades.

Las movilidades de corto plazo (la participación en el congreso SEMIME de Lisboa, la Universidad Europea de Verano de Poitiers y el Congreso de la UNED en Madrid), cuya duración varía entre una a dos semanas, serán objeto de reservaciones grupales en las albergues universitarios públicos o privados por obtener el mejor servicio y precio sin consumir el tiempo de trabajo de los estudiantes.

El alojamiento de los académicos será totalmente organizado por el consorcio (hoteles en Lisboa y en Madrid) y alojamientos universitarios dedicados a albergar a profesores e investigadores invitados a Poitiers). Para estancias de más de una semana, las soluciones de alquiler de apartamentos también serán propuestas.

Seguros

El consorcio suscribe un seguro para cada estudiante que cubre sus gastos medicales desde la salida de su país de origen hasta su retorno. Este seguro es suficiente para contestar a las exigencias relativas a los procesos de inmigración de los tres países del Consorcio. Puede ser completado por seguros locales para los estudiantes que lo desean (muy recomendado).